NEWS MERCI, très grand MERCI aux Bénévoles qui ont largement contribué au succès de l'édition 2017, rendez-vous en 2018 pour la 10ème.....
Mise à jour le 13 Février 2017
Bonjour,
Comme toute FAQ l'objectif de cet onglet est de pouvoir apporter réponse à un maximum de questions. Bien que non exhaustive cette FAQ doit déjà bien vous aider.
La première question : où puis-je m'inscrire comme bénévole pour l'édition 2017 ? Sur ce site en cliquant sur l'onglet INSCRIPTION de la barre de menu horizontal situé en haut à partir du 4 mars 2017 pour les anciens Bénévoles et du 18 mars pour les nouveaux Bénévoles.
MODALITES D'INSCRIPTION (hors montage - démontage)
La priorité est donnée à nos anciens Bénévoles. Pour eux les réinscriptions débutent donc le 4 mars 2017.

Pour celles et ceux qui n'ont jamais été Bénévole à Beauregard ou Bénévole sur les éditions antérieures à 2016, les inscriptions des nouvelles candidatures débutent le 18 mars.

Contrairement aux dernières éditions, le festival 2017 se déroulera sur 3 jours les 7 - 8 et 9 juillet.

S'inscrire comme bénévole à Beauregard c'est s'inscrire pour 3 jours (vendredi - samedi - dimanche).....aucune inscription possible pour un jour ou pour deux jours.
Vos éventuels souhaits d'affectation sur un type de poste sont à formuler lors de votre inscription dans les observations. Idem pour les souhaits d'être affecté avec une personne en particulier, même si malgré nos efforts nous ne pouvons pas satisfaire toutes les demandes.
LE SITE
Les inscriptions en tant que Bénévoles sont ouvertes à toutes et à tous.
Le menu FORUM vous permettra d'échanger avec vos responsables et les Bénévoles de votre équipe......lorsque vous aurez été affecté à un poste.
AFFECTATIONS
Une fois les inscriptions des Bénévoles validées, il faut encore que nous procédions à vos affectations sur les postes. Cette affectation doit être validée par chaque Bénévole sur son profil pour être définitive. Vous recevrez un mail à cette intention. ATTENTION : il peut se passer plusieurs jours voire plusieurs semaines avant que vous soyez avisé de votre affectation.
Soyez patients, c'est un gros boulot, qui dure plusieurs semaines, que d'effectuer entre 900 à 1000 affectations !

Ne m'envoyez pas de mails pour me demander une affectation particulière, il n'est pas possible de donner satisfaction à tout le monde en terme d'affectation (vous voulez fréquemment être à l'accueil artistes ou aux bars alors que ces postes sont déjà presque pourvus d'une année à l'autre !)

Sauf quelques exceptions, les affectations se font sur un même poste pour les 3 jours du festival.
Il est possible que certains Bénévoles ne soient pas affectés, si leurs inscriptions arrivent alors que nos effectifs sont presque atteints.
C'EST QUOI LES POSTES ?
Accueil Artistes : Aménagement, rangement, nettoyages des loges.
Accueil Bénévoles : remise des badges et vous accueillir au village bénévoles.
Accueil VIP : contrôle des accès VIP
Banques : ventes des cartes de paiement.
Bars : Vous devez à peu près vous douter.
Barrages : Contrôle des accès routiers. Poste en extérieur du site (énorme avantage : affectation de seulement 4 à 5h maxi par jour).
Gobelets - Pose bracelets : remise des bracelets 3 jours et récupération des consignes gobelets. Poste qui fonctionne en doublon avec le poste Infos Cashless Objets trouvés selon intensité de l'activité.
Infos Cashless Objets trouvés : Renseigner les festivaliers. Gérer les litiges cashless et objets trouvés. Poste qui fonctionne en doublon avec le poste Gobelets Pose bracelets selon intensité de l'activité.
Camping animation entretien : animer le camping + nettoyage du site
Camping accueil-billeterie : réception et vente tickets
Camping bar : explicite
Camping boutique banque : vente merch. + produits dépannage + ventes des tickets boissons.
Catering : restauration pour techniciens, production, artistes.
Centre logistique : anciennement 'magasin', tous les approvisionnements passent par lui.
Contrôle : contrôle des billets d'entrée et invitations.
Entretien : L'équipe des fourmis qui traquent les rejets des festivaliers indélicats. Contrairement aux idées reçues, poste très sympa où l'on se "ballade" sur le site.
Espace enfants : Équipe déjà complète. Accueil et animations pour les enfants.
Espace presse : Équipe déjà complète. Organise les rencontres pour la presse.
John's World : accueillir et guider les festivaliers pour le parcours dans le John's World. A côté du Bar 3.
Joker : poste le plus improbable....être d'astreinte à l'accueil Bénévoles et être à disposition pour remplacer un Bénévole au pied levé sur n'importe quel poste ou renforcer un poste si un responsable de poste le demande. "Astreinte - rotation" de 6h
Logistique gobelets : gestion en backstage de l'appro des bars en gobelets.
Merchandising : vente des produits festival et artistes.
Montage/démontage : voir plus bas.
Navettes : orienter les festivaliers vers les navettes au terminus du tram.
Parking public : orienter les véhicules sur les parkings. Poste en extérieur du site (énorme avantage : affectation de seulement 4 à 5h maxi par jour).
Parking Vélos : accueillir les cyclistes et gérer le stationnement des vélos.....simple et convivial !(énorme avantage : affectation de seulement 4 à 5h maxi par jour).
Parking VIP/Prod : idem parking public.
Plate-forme PMR : Equipe déjà complète. Aider les PMR à accéder à leur plate-forme dédiée ou à en sortir.
Régie/talkie/velo/tpe : gestion/affectation des talkie/walkie, vélos et tpe (terminal CB) sur les différents postes.
Régie VIP : veille au bon fonctionnement de l'espace VIP, l'installer, le ranger, le nettoyer...etc.
Runner : Équipe déjà complète. Chauffeur (mini 25 ans)
Runner navette : Conduire mini bus de 9 places pour transporter VIP du parking VIP au site du festival et retour le soir (mini 25 ans et 5 ans de permis)
RÉUNIONS D'INFORMATIONS
Les réunions pour informations des bénévoles auront lieu au BBC à Hérouville entre le 10 mai et le10 juin.
Les responsables par poste communiqueront sur le forum et par mail quel poste est convié à chacune de ces réunions.
MONTAGE / DÉMONTAGE
Il s’agit d’installer les structures du site et de le sécuriser durant les 3 semaines précédant le festival (stands, barrières, mise en lumière...) et de démonter tout ça la semaine suivante. C’est donc un travail physique.
Nous privilégions pour cela une équipe stable qui participe si possible à la totalité de la mission.

Nous appellerons personnellement ceux que nous souhaitons sélectionner. Cette démarche nécessite du temps, soyez patient si vous n'êtes pas contacté immédiatement après votre inscription.
HORAIRES / PLANNING
Il est impératif d’être bénévole au moins sur les 3 jours du festival, à savoir le vendredi, le samedi, et le dimanche.

Les horaires d’ouverture du festival : de 16h à 3h le vendredi, de 15h à 3h le samedi, de 15h à 1h le dimanche
La majorité des missions sont de 6h par jour y compris pour les runners, ce qui laisse 6h pour profiter des concerts.
Certains postes (barrages, parking) ne demandent que 4 à 5h par jour pour compenser le fait d'être en dehors du site.
D’autres commencent plus tôt : catering, accueil artistes, runners ou accueil Bénévoles.
Les plannings et horaires sont organisés par chaque responsable de poste, en alternant si possible les séquences horaires sur les 3 jours. Les plannings seront consultables ici dans l'espace bénévoles.
Un message sera envoyé à chacun de vous lors de leur mise en place. Vous devrez alors le valider en vous rendant sur votre profil.
ACCUEIL SUR LE FESTIVAL
Vous seront remis le 1er jour de votre prise de poste, au chalet accueil Bénévoles à l'entrée du festival, vos pass et badge.
Carte pour boissons + repas et tee-shirt vous seront remis le premier jour de votre prise de poste le vendredi.
VILLAGE BÉNÉVOLES
Il est à votre disposition, sur le site, pour venir vous poser "à l’écart" du son si vous le souhaitez, pour vous restaurer (vous avez droit à un repas + 2 boissons par jour chez les restaurateurs sur site), pour y prendre une boisson chaude ou froide (offerte), pour y bénéficier d’une séance de massage ...
Seront à votre disposition dans cet espace tables de jardin, salon détente et espace pour y déposer vos sacs.
CAMPING
Nous avons réservé des emplacements sur le camping des festivaliers pour les Bénévoles. Ces emplacements seront ouverts durant les 3 jours du festival. Le camping se trouve sur le site de Renault-Trucks, à proximité du festival, vous pourrez donc nous retrouver à pédibus.
ATTENTION : Pas de camping sur site ni pendant la période de montage/démontage.
Là encore, vous êtes plus nombreux à nous demander un emplacement que nous n’en disposons.
Les demandes des Bénévoles seront priorisées en fonction de l'éloignement de leur domicile.
Les heureux élus seront avertis par mails et devront confirmer leur réservation dans leur profil.
PARKING
Les vélos sont les bienvenus (un parking gardé leur est réservé à l'entrée du festival) et l’utilisation des navettes aussi, si les horaires de mission le permettent.
Pour le parking, nous allons favoriser la gestion du covoiturage pour optimiser les places disponibles. Votre demande de pass parking doit être faite au près de votre responsable et les macarons d'accès seront envoyés par la poste. Les Bénévoles avec accès (et seulement eux) auront accès au parking VIP. Suivre le fléchage VIP pour y accéder.
Les bénévoles qui disposent d'un emplacement au camping ont leur propre parking.
Jean-Pierre
Bénévole responsable des Bénévoles
WEBMASTER BRUNO LEFÈVRE • RESPONSABLE DES BÉNÉVOLES JEAN-PIERRE HEÏSSAT • FACEBOOK (NON OFFICIEL) DES BÉNÉVOLES